Database (ฐานข้อมูล)

Database (ฐานข้อมูล) คืออะไร

คือระบบที่รวบรวมข้อมูลไว้ในที่เดียวกัน ซึ่งประกอบไปด้วยแฟ้มข้อมูล (File) ระเบียน (Record) และ เขตข้อมูล (Field) และถูกจัดการด้วยระบบเดียวกัน โปรแกรมคอมพิวเตอร์จะเข้าไปดึงข้อมูลที่ต้องการได้ อย่างรวดเร็ว ซึ่งอาจเปรียบฐานข้อมูลเสมือนเป็น electronic filing system

บิต (bit) ย่อมาจาก Binary Digit ข้อมูลในคอมพิวเตอร์ 1 บิต จะแสดงได้ 2 สถานะคือ 0 หรือ 1 การเก็บข้อมูลต่างๆได้จะต้องนำ บิต หลายๆ บิต มาเรียงต่อกัน เช่นนำ 8 บิต มาเรียงเป็น 1 ชุด เรียกว่า 1ไบต์ เช่น

10100001 หมายถึง ก
10100010 หมายถึง ข
     เมื่อเรานำ ไบต์ (byte) หลายๆ ไบต์ มาเรียงต่อกัน เรียกว่า เขตข้อมูล (field) เช่น Name ใช้เก็บชื่อ LastName ใช้เก็บนามสกุล เป็นต้น
     เมื่อนำเขตข้อมูล หลายๆ เขตข้อมูล มาเรียงต่อกัน เรียกว่า ระเบียน (record) เช่น ระเบียน ที่ 1 เก็บ ชื่อ นามสกุล วันเดือนปีเกิด ของ นักเรียนคนที่ 1 เป็นต้น
     การเก็บระเบียนหลายๆระเบียน รวมกัน เรียกว่า แฟ้มข้อมูล (File) เช่น แฟ้มข้อมูล นักเรียน จะเก็บ ชื่อ นามสกุล วันเดือนปีเกิด ของนักเรียน จำนวน 500 คน เป็นต้น
    การจัดเก็บ แฟ้มข้อมูล หลายๆ แฟ้มข้อมูล ไว้ภายใต้ระบบเดียวกัน เรียกว่า ฐานข้อมูล หรือ Database เช่น เก็บ แฟ้มข้อมูล นักเรียน อาจารย์ วิชาที่เปิดสอน เป็นต้น
    การเข้าถึงข้อมูลในฐานข้อมูลจึงจำเป็นต้องมีระบบการจัดการฐานข้อมูลมาช่วยเรียกว่า database management system (DBMS) ซึ่งจะช่วยให้ผู้ใช้สามารถจัดการกับข้อมูล ตามความต้องการได้ ในหน่วยงานใหญ่ๆอาจมีฐานข้อมูลมากกว่า 1 ฐานข้อมูลเช่น ฐานข้อมูลบุคลากร ฐานข้อมูลลูกค้า ฐานข้อมูลสินค้า เป็นต้น

จากการจัดเก็บข้อมูลรวมเป็นฐานข้อมูลจะก่อให้เกิดประโยชน์ดังนี้
         1. สามารถลดความซ้ำซ้อนของข้อมูลได้
การเก็บข้อมูลชนิดเดียวกันไว้หลาย ๆ ที่ ทำให้เกิดความซ้ำซ้อน (Redundancy) ดังนั้นการนำข้อมูลมารวมเก็บไว้ในฐานข้อมูล จะชาวยลดปัญหาการเกิดความซ้ำซ้อนของข้อมูลได้ โดยระบบจัดการฐานข้อมูล (Database Management System : DBMS) จะช่วยควบคุมความซ้ำซ้อนได้ เนื่องจากระบบจัดการฐานข้อมูลจะทราบได้ตลอดเวลาว่ามีข้อมูลซ้ำซ้อนกันอยู่ที่ใดบ้าง
         2. หลีกเลี่ยงความขัดแย้งของข้อมูลได้
หากมีการเก็บข้อมูลชนิดเดียวกันไว้หลาย ๆ ที่และมีการปรับปรุงข้อมูลเดียวกันนี้ แต่ปรับปรุงไม่ครบทุกที่ที่มีข้อมูลเก็บอยู่ก็จะทำให้เกิดปัญหาข้อมูลชนิดเดียวกัน อาจมีค่าไม่เหมือนกันในแต่ละที่ที่เก็บข้อมูลอยู่ จึงก่อใให้เกิดความขัดแย้งของข้อมูลขึ้น (Inconsistency)
         3. สามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้
ฐานข้อมูลจะเป็นการจัดเก็บข้อมูลรวมไว้ด้วยกัน ดังนั้นหากผู้ใช้ต้องการใช้ข้อมูลในฐานข้อมูลที่มาจากแฟ้มข้อมูลต่างๆ ก็จะทำได้โดยง่าย
         4. สามารถรักษาความถูกต้องเชื่อถือได้ของข้อมูล
บางครั้งพบว่าการจัดเก็บข้อมูลในฐานข้อมูลอาจมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้น เช่น จากการที่ผู้ป้อนข้อมูลป้อนข้อมูลผิดพลาดคือป้อนจากตัวเลขหนึ่งไปเป็นอีกตัวเลขหนึ่ง โดยเฉพาะกรณีมีผู้ใช้หลายคนต้องใช้ข้อมูลจากฐานข้อมูลร่วมกัน หากผู้ใช้คนใดคนหนึ่งแก้ไขข้อมูลผิดพลาดก็ทำให้ผู้อื่นได้รับผลกระทบตามไปด้วย ในระบบจัดการฐานข้อมูล (DBMS) จะสามารถใส่กฎเกณฑ์เพื่อควบคุมความผิดพลาดที่เกดขึ้น
        5. สามารถกำหนดความป็นมาตรฐานเดียวกันของข้อมูลได้
การเก็บข้อมูลร่วมกันไว้ในฐานข้อมูลจะทำให้สามารถกำหนดมาตรฐานของข้อมูลได้รวมทั้งมาตรฐานต่าง ๆ ในการจัดเก็บข้อมูลให้เป็นไปในลักษณะเดียวกันได้ เช่นการกำหนดรูปแบบการเขียนวันที่ ในลักษณะ วัน/เดือน/ปี หรือ ปี/เดือน/วัน ทั้งนี้จะมีผู้ที่คอยบริหารฐานข้อมูลที่เราเรียกว่า ผู้บริหารฐานข้อมูล (Database Administrator : DBA) เป็นผู้กำหนดมาตรฐานต่างๆ
        6. สามารถกำหนดระบบความปลอดภัยของข้อมูลได้
ระบบความปลอดภัยในที่นี้ เป็นการป้องกันไม่ให้ผู้ใช้ที่ไม่มีสิทธิมาใช้ หรือมาเห็นข้อมูลบางอย่างในระบบ ผู้บริหารฐานข้อมูลจะสามารถกำหนดระดับการเรียกใช้ข้อมูลของผู้ใช้แต่ละคนได้ตามความเหมาะสม
       7. เกิดความเป็นอิสระของข้อมูล
ในระบบฐานข้อมูลจะมีตัวจัดการฐานข้อมูลที่ทำหน้าที่เป็นตัวเชื่อมโยงกับฐานข้อมูล โปรแกรมต่าง ๆ อาจไม่จำเป็นต้องมีโครงสร้างข้อมูลทุกครั้ง ดังนั้นการแก้ไขข้อมูลบางครั้ง จึงอาจกระทำเฉพาะกับโปรแกรมที่เรียกใช้ข้อมูลที่เปลี่ยนแปลงเท่านั้น ส่วนโปรแกรมที่ไม่ได้เรียกใช้ข้อมูลดังกล่าว ก็จะเป็นอิสระจากการเปลี่ยนแปลง

รูปแบบของระบบฐานข้อมูล

รูปแบบของระบบฐานข้อมูล มีอยู่ด้วยกัน 3 ประเภท คือ

           1. ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ (Relational Database)
เป็นการเก็บข้อมูลในรูปแบบที่เป็นตาราง (Table) หรือเรียกว่า รีเลชั่น (Relation) มีลักษณะเป็น 2 มิติ คือเป็นแถว (row) และเป็นคอลัมน์ (column) การเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างตาราง จะเชื่อมโยงโดยใช้แอททริบิวต์ (attribute) หรือคอลัมน์ที่เหมือนกันทั้งสองตารางเป็นตัวเชื่อมโยงข้อมูล ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์นี้จะเป็นรูปแบบของฐานข้อมูลที่นิยมใช้ในปัจจุบัน
             2. ฐานข้อมูลแบบเครือข่าย (Network Database)

ฐานข้อมูลแบบเครือข่ายจะเป็นการรวมระเบียนต่าง ๆ และความสัมพันธ์ระหว่างระเบียนแต่จะต่างกับฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ คือ ในฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์จะแฝงความสัมพันธ์เอาไว้ โดยระเบียนที่มีความสัมพันธ์กันจะต้องมีค่าของข้อมูลในแอททริบิวต์ใดแอททริบิวต์หนึ่งเหมือนกัน แต่ฐานข้อมูลแบบเครือข่าย จะแสดงความสัมพันธ์อย่างชัดเจน ตัวอย่างเช่น
              3. ฐานข้อมูลแบบลำดับชั้น (Hierarchical Database)
ฐานข้อมูลแบบลำดับชั้น เป็นโครงสร้างที่จัดเก็บข้อมูลในลักษณะความสัมพันธ์แบบพ่อ-ลูก (Parent-Child Relationship Type : PCR Type) หรือเป็นโครงสร้างรูปแบบต้นไม้ (Tree) ข้อมูลที่จัดเก็บในที่นี้ คือ ระเบียน (Record) ซึ่งประกอบด้วยค่าของเขตข้อมูล (Field) ของเอนทิตี้หนึ่ง ๆ
ฐานข้อมูลแบบลำดับชั้นนี้คล้ายคลึงกับฐานข้อมูลแบบเครือข่าย แต่ต่างกันที่ฐานข้อมูลแบบลำดับชั้น มีกฎเพิ่มขึ้นมาอีกหนึ่งประการ คือ ในแต่ละกรอบจะมีลูกศรวิ่งเข้าหาได้ไม่เกิน 1 หัวลูกศร

โปรแกรมฐานข้อมูลที่นิยมใช้

               โปรแกรมฐานข้อมูล เป็นโปรแกรมหรือซอฟแวร์ที่ช่วยจัดการข้อมูลหรือรายการต่าง ๆ ที่อยู่ในฐานข้อมูล ไม่ว่าจะเป็นการจัดเก็บ การเรียกใช้ การปรับปรุงข้อมูล
              โปรแกรมฐานข้อมูล จะช่วยให้ผู้ใช้สามารถค้นหาข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งโปรแกรมฐานข้อมมูลที่นิยมใช้มีอยู่ด้วยกันหลายตัว เช่น Access, FoxPro, Clipper, dBase, FoxBase, Oracle, SQL เป็นต้น โดยแต่ละโปรแกรมจะมีความสามารถต่างกัน บางโปรแกรมใช้ง่ายแต่จะจำกัดขอบเขตการใช้งาน บ่งโปรแกรมใช้งานยากกว่า แต่จะมีความสามารถในการทำงานมากกว่า
              โปรแกรม Access นับเป็นโปรแกรมที่นิยมใช้กันมากในขณะนี้ โดยเฉพาะในระบบฐานข้อมูลขนาดใหญ่ สามารถสร้างแบบฟอร์มที่ต้องการจะเรียกดูข้อมูลในฐานข้อมูล หลังจากบันทึกข้อมูลในฐานข้อมูลเรียบร้อยแล้ว จะสามารถค้นหาหรือเรียกดูข้อมูลจากเขตข้อมูลใดก็ได้ นอกจากนี้ Access ยังมีระบบรักษาความปลอดภัยของข้อมูล โดยการกำหนดรหัสผ่านเพื่อป้องกันความปลอดภัยของข้อมูลในระบบได้ด้วย
             โปรแกรม FoxPro เป็นโปรแกรมฐานข้อมูลที่มีผู้ใช้งานมากที่สุด เนื่องจากใช้ง่ายทั้งวิธีการเรียกจากเมนูของ FoxPro และประยุกต์โปรแกรมขึ้นใช้งาน โปรแกรมที่เขียนด้วย FoxPro จะสามารถใช้กลับ dBase คำสั่งและฟังก์ชั่นต่าง ๆ ใน dBase จะสามารถใช้งานบน FoxPro ได้ นอกจากนี้ใน FoxPro ยังมีเครื่องมือช่วยในการเขียนโปรแกรม เช่น การสร้างรายงาน
           โปรแกรม dBase เป็นโปรแกรมฐานข้อมูลชนิดหนึ่ง การใช้งานจะคล้ายกับโปรแกรม FoxPro ข้อมูลรายงานที่อยู่ในไฟล์บน dBase จะสามารถส่งไปประมวลผลในโปรแกรม Word Processor ได้ และแม้แต่ Excel ก็สามารถอ่านไฟล์ .DBF ที่สร้างขึ้นโดยโปรแกรม dBase ได้ด้วย
          โปรแกรม SQL เป็นโปรแกรมฐานข้อมูลที่มีโครงสร้างของภาษาที่เข้าใจง่าย ไม่ซับซ้อน มีประสิทธิภาพการทำงานสูง สามารถทำงานที่ซับซ้อนได้โดยใช้คำสั่งเพียงไม่กี่คำสั่ง โปรแกรม SQL จึงเหมาะที่จะใช้กับระบบฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ และเป็นภาษาหนึ่งที่มีผู้นิยมใช้กันมาก โดยทั่วไปโปรแกรมฐานข้อมูลของบริษัทต่าง ๆ ที่มีใช้อยู่ในปัจจุบัน เช่น Oracle, DB2 ก็มักจะมีคำสั่ง SQL ที่ต่างจากมาตรฐานไปบ้างเพื่อให้เป็นจุดเด่นของแต่ละโปรแกรมไป

โปรแกรมตารางการทำงาน

             
                  โปรแกรมตารางทำงาน (Speadsheet) เป็น โปรแกรมเกี่ยวกับการคำนวณ ประเภทกระดาษทำการ หรือ กระดาษอิเลคทรอนิกส์ นิยมใช้ในงานด้านบัญชี การเงิน ฝ่ายบุคคล ฝ่ายขาย และด้านคณิตศาสตร์ เป็นต้น

                 ลักษณะการทำงานของโปรแกรมตารางทำงาน

ลักษณะการทำงานของโปรแกรมตารางทำงานที่เป็นเสมือนกระดาษอิเลคทรอนิกส์ ที่เป็นโปรแกรมสำเร็จรูปใช้กับเครื่องคอมพิวเตอร์นั้นเมื่อเปรียบเทียบกับโต๊ะทำงานในสำนักงานแล้ว สามารถสรุปได้ดังนี้

เปรียบเทียบการทำงานของคอมพิวเตอร์กับโต๊ะทำงาน

การทำงานของโปรแกรมตารางทำงาน

จอภาพ

หน่วยความจำของเครื่อง

สมุดงาน

แผ่นงาน

แป้นพิมพ์

หน่วยประมวล

โต๊ะทำงานในสำนักงาน

ช่องหน้าต่าง/กระดาษ

ที่เก็บเอกสาร

แฟ้มเอกสาร

กระดาษทำการ

ปากกา ดินสอ ยางลบ

เครื่องคิดเลข

สภาพโต๊ะทำงานทั่วไปกับเครื่องคอมพิวเตอร์เมื่อใช้งานตารางทำงาน

ลักษณะของตารางทำงาน

                 โปรแกรมตารางทำงานไมโครซอฟเอ็กเซล คือ โปรแกรมที่มีรูปแบบเป็นตาราง 2 มิติ ขนาดใหญ่มากได้กำหนดรูปแบบพื้นที่สำหรับกรอกข้อมูล โดยแบ่งเป็นสดมภ์ (Column) และแถว (Row) เรียกว่า ตารางทำงาน และเพื่อให้สามารถอ้างอิงตำแหน่งข้อมูลได้ จึงมีการกำหนดชื่อในแนวสดมภ์เป็น A, B, C, … , IV จำนวน 256 สดมภ์ และในแนวแถวเป็น 1,2,3,…, 65536 ตำแหน่งที่สดมภ์และแถวตัดกันเป็นช่อง เรียกว่า เซล (cell) ซึ่งการทำงานกับโปรแกรมตารางทำงานคือการสร้างงานในเซลต่าง ๆ นั่นเอง แต่ละเซลจะมีชื่อกำกับอยู่ โดยเรียกตามตัวอักษรของสดมภ์ตามด้วยตัวเลขของแถว เช่น เซลแรกของเอกสารมีชื่อว่า A1 เซลสุดท้ายมีชื่อว่า IV65536

ความเป็นมาของโปรแกรมตารางทำงาน

โปรแกรมตารางทำงานหรือ Spread Sheet เป็นโปรแกรมที่เริ่มต้นเมื่อกว่ายี่สิบปีมาแล้ว จากการใช้งานด้านการคำนวณตัวเลข โปรแกรมตารางทำงานในระยะแรก เช่น VisiCalc, SuperCalc, Mutiplan, Lotus ฯลฯ ได้มีการพัฒนาขีดความสามารถและการใช้งานให้มีขอบเขตกว้างขึ้น และจากความสามารถทางด้านกราฟฟิกของระบบ Windows ทำให้โปรแกรมตารางทำงานเพิ่มประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่งสรุปความเป็นมาของโปรแกรมตารางทำงานตามลำดับดังนี้

 ตารางทำงานวิสิแคลค์

วิสิแคลค์เป็นโปรแกรมตารางทำงานที่ยึดหลักว่าผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องมีความรู้ทางด้านโปรแกรมมาก่อนเลย การใช้งานจึงทำได้ง่าย ในเดือนพฤษภาคม 2522 บริษัทวิสิคอร์ป (ต่อมาเปลี่ยนชื่อบริษัทเป็น บริษัทเพอชันนอลซอฟต์แวร์) ได้ประกาศแนะนำโปรแกรมตารางทำงานโปรแกรมหนึ่ง ชื่อ วิสิแคลค์ (Visicalc) สำหรับใช้กับเครื่องไมโครคอมพิวเตอร์แอปเปิล และในปีต่อมาก็ได้ประกาศขายวิสิแคลค์ที่ใช้กับเครื่องไมโครคอมพิวเตอร์เรดิโแชค TRS80 โดยมีราคาขายที่ประเทศสหรัฐอเมริกาประมาณ 2000 บาทต่อโปรแกรมโครงสร้างของโปรแกรมวิสแคลค์ใช้หน่วยความจำของไมโครคอมพิวเตอร์เป็นที่เก็บเสมือนจดลงบนแผ่นกระดาษ วิสิแคลค์ใช้กับเครื่องไมโครคอมพิวเตอร์ที่มีหน่วยความจำเพียง 48 กิโลไบต์

ตารางทำงานของวิสิแคลค์มีขนาด 63 สดมภ์ โดยใช้ชื่อสดมภ์เป็น A, B,… ส่วนแถวนั้นแบ่งได้ 254 แถว โดยใช้ชื่อแถว 1,2,…

ตารางทำงาน ซูเปอร์แคลค์

บริษัทซอร์ซิมได้สร้างโปรแกรมตารางทำงาน ซูเปอร์แคลค์ (supercalc) เมื่อสร้างนั้นได้ทำบนระบบปฏิบัติงานแบบ CP/M และให้กับบริษัทออสบอร์น หลังจากนั้นก็เริ่มกระจายเข้าสู่คอมพิวเตอร์ยี่ห้ออื่น
ตารางทำงาน ซูเปอร์แคลค์

ตารางทำงานมัลติแพลน

ปี 2525 บริษัทไมโครซอฟต์ ซึ่งเป็นบริษัทใหญ่ทางซอฟต์แวร์บริษัทหนึ่ง และประสบความสำเร็จทางด้านโปรแกรมคอมพิวเตอร์มากแล้วมากมาย เช่น ไมโครซอฟต์แอสแซมเบลอร์ เป็นต้น ไมโครซอฟต์ได้พัฒนาซอฟต์แวร์ตัวหนึ่งที่อยู่ในกลุ่มตารางทำงาน
คือ มัลติแพลน (multiplan) ข้อดีของมัลติแพลน คือ ผู้ใช้สามารถเรียนรู้ได้ในเวลารวดเร็ว

 

 ตารางทำงานโลตัส

มีขนาดที่ใช้งานได้ทั้งสิ้น 256 สดมภ์ 8192 แถว ชื่อสดมภ์เป็นตัวอักษรภาษาอังกฤษ ชื่อแถวเป็นตัวเลข สร้างโดยบริษัท ไอบีเอ็ม

ตารางทำงานเอ็กเซล

มีขนาดที่ใช้งานได้ทั้งสิ้น 256 สดมภ์ 65536 แถว ชื่อสดมภ์เป็นตัวอักษรภาษาอังกฤษ ชื่อแถวเป็นตัวเลข สร้างโดยบริษัท ไมโครซอฟต์

 หลักการคำนวณบนตารางทำงาน

 ขั้นตอนการคำนวณบนตารางทำงาน

การคำนวณค่าใด ๆ จากข้อมูลที่มีอยู่ในตารางทำงาน มีลำดับดังนี้

1. กำหนดเซลสำหรับเก็บผลลัพธ์ โดยการเลื่อนตัวชี้เซลไปอยู่ที่เซลนั้นแล้วคลิก

2. ใส่สูตรเข้าในเซลสำหรับเก็บผลลัพธ์ สูตรจะต้องเริ่มต้นด้วยเครื่องหมาย =

เครื่องหมาย หรือ ฟังก์ชัน ตัวอย่าง ตัวอย่าง

+ บวก =A1+A2 นำค่าในเซล A1 บวกกับค่าในเซล A2

- ลบ =A1-A2 นำค่าในเซล A1 ลบกับค่าในเซล A2

* คูณ =A1*A2 นำค่าในเซล A1 คูณกับค่าในเซล A2

/ หาร =A1/A2 นำค่าในเซล A1 หารกับค่าในเซล A2

^ ยกกำลัง =A1^A2 =A1^A2 นำค่าในเซล A1 ยกกำลังด้วยค่าในเซล A2

=SUM ผลรวม =SUM(A1:A10) ผลรวมของค่าในเซล A1 ถึง เซล A10

=AVERAGE ค่าเฉลี่ย =AVERAGE(A1:A10) ค่าเฉลี่ยของค่าในเซล A1 ถึง เซล A10

=COUNT จำนวนเซลที่มีค่าในเซล =COUNT(A1:A10) จำนวนเซลที่มีข้อมูลในเซล A1 ถึง เซล A10
จำนวนเซลที่มีข้อมูลในเซล A1 ถึง เซล A10

1. สูตรที่ใส่ในเซลจะปรากฏให้เห็นในช่องของแถบสูตร

2. ค่าที่เป็นผลลัพธ์ของสูตรจะปรากฏอยู่ในเซลสำหรับเก็บผลลัพธ์

3. กรณีที่นิพจน์มีหลายเครื่องหมาย ลำดับการคำนวณ เป็นดังนี้

ลำดับที่หนึ่ง คือ เครื่องหมายที่อยู่ในวงเล็บ

ลำดับที่สอง คือ ยกกำลัง

ลำดับที่สาม คือ คูณและหาร

ลำดับที่สี่ คือ บวกและลบ

ส่วนการคำนวณของเครื่องหมายที่อยู่ในลำดับเดียวกัน จะคำนวณจากซ้ายไปขวาตามลำดับ ดังนี้ ถ้าต้องการคำนวณโดยใช้เครื่องหมายที่มีลำดับหลังก่อนให้ใส่วงเล็บส่วนนั้นไว้

การใส่ข้อมูลและสูตรลงในตารางทำงานสมมติ

ลักษณะการทำงานของโปรแกรมตารางทำงาน จะมีการใส่ข้อมูลต่าง ๆ ที่จะใช้ในการประมวลผลลงในรูปตารางที่ผู้ใช้จะต้องกำหนดตำแหน่งของข้อมูลเพื่อคอมพิวเตอร์จะได้ทราบ

ตำแหน่งของข้อมูลแล้วทำการประมวลผลตามคำสั่ง

โดยมีลักษณะของตารางทำงานสมมติ ดังรูปที่

ตัวอย่างการใส่ข้อมูลและสูตรลงในตารางทำงานสมมติ

ทัศนามีเงินอยู่ 500 บาท ซื้อเครื่องเขียนดังรายการต่อไปนี้ ปากกา 2 ด้ามราคาด้ามละ 10.00 บาท ไม้บรรทัด 1 อัน ๆ ละ 12.00 บาท ยางลบดินสอ 1 แท่ง ๆ ละ 6.00 บาท ดินสอ 2B 2 แท่ง ๆ ละ 15.00 บาท สมุด 5 เล่ม ๆ ละ 25.00 บาท ทัศนาใช้เงินไปทั้งหมดเท่าใด

การใส่ข้อมูลและสูตรในตารางทำงานสมมติ ได้ดังนี้

 รูปแบบของงานบนตารางทำงาน

มี 3 รูปแบบ คือ

งานด้านการคำนวณ เช่น การคำนวณ

พื้นฐาน ฟังก์ชันด้านการเงิน งานบัญชี

ฟังก์ชันด้านสถิติ ฟังก์ชันตรรกศาสตร์

ฟังก์ชันคณิตศาสตร์ ฟังก์ชันวันเดือนปี

งานด้านการสร้างแผนภูมิและกราฟฟิก

โปรแกรมตารางทำงานสามารถนำข้อมูล

ที่สร้างไว้มานำเสนอเป็นชารท์หรือกราฟ

แบบต่าง ๆ โดยวิธีการที่ไม่ยุ่งยาก แต่

ให้ภาพหรือกราฟที่สวยงาม สามารถ

แทรกตัวอักษรศิลป์หรือแทรกภาพกราฟิก

แบบต่าง ๆ ได้ตามต้องการ

งานด้านฐานข้อมูล

โปรแกรมตารางทำงานมีเครื่องมือ

อำนวยความสะดวกในการ สร้างฐานข้อมูล

จัดหมวดหมู่ข้อมูล จัดเรียงข้อมูล ค้นหาข้อมูล

และวิเคราะห์ข้อมูลได้

                  การวิเคราะห์และคำนวณตัวเลขของวิศวกร ด้วยการสร้างเป็นรูปแบบจำลองในลักษณะของสูตรคำนวณ และสมการทางคณิตศาสตร์ มักมีการขีดเขียน คำนวณ และจดบันทึกลงในกระดาษ โดยมีเครื่องคิดเลขเป็นเครื่องมือช่วยในการคำนวณ การคำนวณตามงานที่ออกแบบ หรือการค้นหาคำตอบของรูปแบบจำลองสมการที่สร้างขึ้น นับเป็นงานที่น่าเบื่อ และต้องใช้ความอดทนมากพอสมควร เพราะวิศวกรจะต้องทำการคำนวณใหม่ ซ้ำแล้วซ้ำเล่าหลาย ๆ ครั้ง ตามการแปรเปลี่ยนอย่างไม่หยุดนิ่งขององค์ประกอบ หรือปัจจัยสำคัญของงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากงานนั้นเกี่ยวข้องกับความปลอดภัยของชีวิต และทรัพย์สินด้วย การคำนวนต่าง ๆ ก็ต้องยิ่งระมัดระวังให้มีการตรวจทาน เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ถูกต้องและแม่นยำ

                 ซอฟต์แวร์สำเร็จตารางทำงาน หรือกระดาษอิเลกทรอนิกส์ เป็นเครื่องมือช่วยเพื่อการวิเคราะห์และคำนวณตัวเลขให้กับวิศวกรได้เป็นอย่างดี เพราะการใช้งานซอฟต์แวร์นี้ จะเปรียบเหมือนกับการนั่งทำงานบนโต๊ะทำงาน ที่มีกระดาษแผ่นใหญ่ ๆ ประกอบด้วยตารางสี่เหลี่ยมของช่องตามแนวแถวและสดมภ์จำนวนมากมายปรากฏบนจอภาพ โดยแต่ละช่องบนแผ่นกระดาษอิเลกทรอนิกส์นี้จะเก็บข้อความเป็นตัวอักษร หรือตัวเลข หรือสูตรคำนวณ

ภายในซอฟต์แวร์ตารางทำงานจะมีฟังก์ชันต่าง ๆ จัดมาให้เลือกใช้เรียบร้อยแล้ว เช่น ฟังก์ชันการคำนวณทางคณิตศาสตร์ ฟังก์ชันการคำนวณทางสถิติ ฯลฯ ซึ่งฟังก์ชันเหล่านี้เปรียบได้กับเครื่องคิดเลขที่วางบนโต๊ะทำงาน ผู้ใช้สามารถนำข้อมูลจากช่องต่าง ๆ บนกระดาษมาเป็นตัวแปรของฟังก์ชันหรือสูตรคำนวณ เพื่อคำนวณให้ได้ผลลัพธ์ออกมา และนำไปใช้ในการคำนวณของช่องอื่น ๆ ต่อไปได้อีก

                 ข้อมูลในช่องต่าง ๆ บนตารางทำงานสามารถเปลี่ยนแปลงแก้ไขได้โดยง่ายด้วยการสั่งงานตามคำสั่งที่ปรากฏบนรายการเมนู ซึ่งการเปลี่ยนแปลงแก้ไขนี้เปรียบได้กับการมียางลบที่ทำการลบ แล้วบันทึกค่าลงไปใหม่ ถ้าตารางทำงานนี้ไม่ถูกต้องใช้งานไม่ได้ ผู้ใช้อาจลบทั้งตารางและสร้างใหม่เหมือนการขยำกระดาษโยนใสถังขยะทิ้งไป แต่ถ้าตารางทำงานนี้ใช้งานได้ดีแล้ว ผู้ใช้ก็สามารถทำการบันทึกข้อมูลไว้ในแผ่นบันทึกเพื่อนำมาใช้งานใหม่ภายหลัง

                 ขีดความสามารถพิเศษของตารางการทำงานมีมากมาย เช่น สามารถแสดงรายงาน ต่าง ๆ ในรูปแบบที่สวยงาม พิมพ์เป็นกราฟิกรูปภาพ หรือการแสดงผลอื่น ๆ